НОВОСТИ

Разработка и написание бизнес планов

 

ВЫГОДНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ ДЛЯ ИНВЕСТОРОВ 
20% ПРИБЫЛИ!

 

 

гамблс

 

ПОСТОЯННАЯ
РАБОТА
СТУДЕНТАМ!
+7(391)263-60-34
+7(391)256-75-74

logotip2a03.png 

 

 

 

+7 (391) 268-08-05
Яндекс.Погода

 

 

Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru

Развитие бизеса. Маркетинг

« Назад

О культуре делового письма 17.08.2011 04:10

Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.

Деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых - КОРРЕКТНОСТЬ И УВАЖЕНИЕ К ПАРТНЕРУ. Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть Вашего контрагента. Заботясь о поддержании достоинства своего адресата, вы, таким образом, сохраняете своё собственное.

В мировой практике к настоящему времени сложились устойчивые правила поведения и общения в официальных ситуациях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, аргументации. Официальный этикет регламентирует и выбор слов, и построение фраз. Вводные конструкции в письме смягчают категоричность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное общение. Например: Комитет просит, если это возможно, выслать методический материал.

Чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней.

Важная задача в составлении письма - его информационное насыщение, т. е. то целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Текст делового письма должен быть кратким и содержать только основные сведения. Дополнительные сведения могут быть приведены в приложении. Предметом официальной переписки обычно являются сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Как правило, авторы соответствующих пособий рекомендуют составлять деловые письма по одному вопросу, чтобы письмо не содержало тематически разнородную и логически не связанную информацию.Но письмо может содержать и несколько ситуативно-оценочных моделей, что порождает необходимость их полезного размещения. Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца. Таким образом, абзац показывает переход от одной мысли к другой. Разбивка текста официального письма на абзацы облегчает его восприятие, позволяет адресату мысленно фиксировать аспект, возвращаться к прочитанному, сосредоточиваться перед очередной порцией информации.

Итак, становится очевидным необходимость серьезного и логически верного подхода к написанию делового письма. Невыполнение требований, предъявляемых к деловой корреспонденции, с одной стороны, ведет к затруднению работы с официальными документами, а с другой - лишает письмо юридической и практической значимости.

Помимо прочего, письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется. Основным условием убедительности письма является его доказательность. Точные даты, бесспорные факты особенно важны, если необходимо разобраться в трудном вопросе. Убедительность письма зависит от умения составителя выразить интересы той организации, куда он обращается.

На убедительность информации влияет структура делового письма.

Наиболее простая структура письма - это две части. Впервой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй - выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Приведем примеры структуры писем, состоящих из двух-трех частей.

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

2) содержание запроса;

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Письмо-просьба:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2) изложение просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

1) повторение изложения просьбы;

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

При написании писем следует помнить, язык деловой переписки должен обладать следующими чертами: надличностный характер изложения; унификация, типизация речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текста документов.

Составляя текст делового письма, необходимо соблюдать определенные требования. Прежде всего, изложение должно быть объективным. Кроме того, оно должно быть нейтральным по стилю. В официальных письмах не допускаются иронизирование, грубость. Не следует впадать и в другую крайность - использовать вычурные слова, выражать чрезмерную вежливость. Стиль деловой переписки должен быть достаточно сухим. В деловом общении используются клише - заготовленные фразы.

Составителю письма нетрудно будет построить фразу, если он располагает набором готовых, проверенных долголетней практикой конструкций.

Стандартные фразы деловой переписки:

Извещения

  • Сообщаем, что
  • Ставим Вас в известность, что
  • Извещаем, что мы...
  • Доводим до Вашего сведения, что...
  • Сообщаем, что, к сожалению, не можем...

Модели выражений, объясняющих мотивы

  • В соответствии с
  • В целях
  • В ответ на Вашу просьбу...
  • В подтверждение
  • В связи с ...

Предложение

  • Мы можем предложить Вам .....
  • Предлагаем Вам приобрести...
  • Мы можем рекомендовать Вам ....

Приглашение

  • Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта ...
  • Просим принять участие в обсуждении проблемы ...
  • Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить ...

Отказ и отклонение предложения (проекта)

  • Присланный Вами проект ...нами не может быть утвержден по следующим причинам.
  • Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам ...

Заключительные слова

  • Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
  • Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
  • Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
  • Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

 

Нельзя вести деловую переписку от первого лица, употребляя местоимения «я» и «мы». Следует придерживаться следующих правил:

Если автор - лицо юридическое, то действия передаются:

  • 1. От третьего лица единственного числа (Завод «Заря» не возражает)
  • 2. От третьего лица множественного числа (Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят)
  • 3. От первого лица множественного числа: (Сообщаем)

Если автор - лицо физическое, то действия передаются:

  • 1. От первого лица единственного числа, например: (Довожу до Вашего сведения)
  • 2. От первого лица множественного числа, например: (Сообщаем)

Важным параметром деловой переписки является правильное оформление писем. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должно содержаться: название организации; физический адрес организации; телефон и факс; web-сайт и e-mail. Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева - около трёх сантиметров, справа - около полутора. Они могут пригодиться для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Если компания получает каждый день большое количество писем, то их удобно искать именно по дате и регистрационному номеру. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться. Пример: Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008. Важно обратить внимание на то, что  день месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (28.07.2008). В том случае если дата упоминается в основном тексте письма, месяц может быть записан словесно, а после указания года через пробел следует вставлять сокращение «г.» (Сообщаем Вам, что 28 июля 2008 г.).

 Обращение к адресату размещается чуть ниже регистрационного номера. Существует несколько способов оформления в зависимости от того, кто адресат. Чаще всего этот  реквизит оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом. Пример:

Генеральному директору
ООО «Конкорд»
Добровольскому П.И.

Уважаемый Павел Ильич!

Деловое письмо часто включает в себя заголовок, который включает краткое изложение основного смысла текста. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем? / о ком?» (О сроках поставки продукции).       Он размещается от левой границы правого поля документа. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок из двух или более строк печатается через один межстрочный интервал. Количество строк заголовка должно быть не более пяти. Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок нужно формулировать обобщенно.

Официальное письмо должно занимать не более страницы. Различную информацию можно расположить в приложениях, оформленных на разных листах. Если приложения упомянуты в тексте, то отметка об их наличии оформляется по форме: Приложение: на 2 л. в 1 экз. Если приложения в тексте не названы, их наименования указываются в отметке о приложениях. Например:

Приложение: 1. Акт приема работ на 12 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект доклада на 7 л. в 2 экз.

Если объём письма всё-таки превышает одну страницу, следует нумеровать листы, чтобы адресат не запутался в бумагах.

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Он не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу - увеличьте шрифт письма.

Как и в устной беседе, так и в переписке важно ориентироваться на адресата. Это залог успешных отношений!

Более подробную информацию об оформлении можно почерпнуть из ГОСТов 6.30 - 2003.

Источники:

  • 1. www.delopis.ru
  • 2. Кирсанова М.В., Анодина Н.Н. Деловая переписка. - М., 2008.
  • 3. ГОСТ Р6.30 - 2003 Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов  

Васильева Екатерина


Комментарии

Комментариев пока нет

*Имя:


E-mail:


*Комментарий:


 

 

 

 

Контакты:
т./ф. +7 (391) 268-08-05
Е-mail: pmb@post.kts.ru

 

 

 

 

© 2007 ККОО Поддержка малого бизнеса
Создание сайтов Красноярск megagroup.ru